Vroeg of laat is het (weer) tijd voor een nieuwe website. Bijvoorbeeld omdat de oude niet meer voldoet aan de laatste HTML-eisen, omdat u de site eindelijk ‘responsive’ wilt maken (zodat de site op elk apparaat hetzelfde toont ) of omdat u er e-commerce functionaliteiten aan toe wilt voegen. Wat de reden dan ook is: een grondige voorbereiding van ‘de verhuizing’ is vereist.

Er vanuit gaande dat u bestaande content wilt verhuizen naar de nieuwe website, spreekt men ook wel van contentmigratie. Dit artikel gaat dus niet over het maken van een compleet nieuwe website met compleet nieuwe inhoud. Evenmin gaat dit artikel over een nieuw ontwerp. In dit artikel gaat het om het ‘verhuizen van de inhoud’.

1. MAAK EEN INVENTARISATIE
Afhankelijk van de leeftijd van uw website is het sowieso zinvol om eerst te inventariseren wat er wel en niet mee overgaat. Volgens Niels is dit een van de stappen die door veel bedrijven wordt onderschat, adviseert bedrijven o.m. bij content migratie. Zeker wanneer het een oudere website betreft, blijkt de site meer verouderde content te bevatten dan aanvankelijk werd aangenomen.
Maak van de gelegenheid gebruik door meteen schoon schip te maken: wat past er (nog) wel in de nieuwe contentstrategie en wat niet?

2. CONTENTSTRATEGIE
Met die laatste regel hebben wij misschien wel het belangrijkste onderdeel van de migratie benoemt: wat voor content gaat u bieden?
Bedenk bij het formuleren van uw contentstrategie welke boodschap u wilt overbrengen en voor wie?! Is de site uitsluitend bestemd voor insiders of richt u zich tot een breder publiek? Wilt u primair gaan verkopen of wilt u uw bezoekers ook iets vertellen? Door de wijzigingen die Google in het algoritme van haar zoekmachine heeft aangebracht, scoren laatstgenoemde sites beter.

3. MAAK EEN PLAN VAN AANPAK
Dit vereist een planning (hoe lang trekt u voor het volledige project uit? Wie gaat wat doen? Wie is waarvoor verantwoordelijk?)
Kies de juiste volgorde. Volgens Vonk is een van de meest gemaakte fouten dat bedrijven eerst een CMS (content management systeem) kiezen, daarna een webdesigner en als laatste gaan nadenken over de content.
Zorg dat u alles duidelijk vastlegt: bij voorkeur in een werkdocument (bijvoorbeeld in Excel, maar misschien nog beter in een projectmanagement tool). Maak optimaal gebruik van de mogelijkheden van de programma’s (zoals meerdere tabbladen in Excel of een driehoek Budget – Kwaliteit – Deadline in Mindmeister of een andere projectmanagement tool).

Wanneer u een keuze voor een ander CMS (content management systeem) maakt, bedenk dan dat er kwalitatief goede open source-systemen zijn. Qua budget kan dat een flinke besparing opleveren. Laat u hierover goed adviseren door bijvoorbeeld demo’s van een aantal programma’s te bekijken. Doe dat samen met het personeel dat er dagelijks mee moet gaan werken.

4. PROJECTTEAM
Stel een projectteam samen van medewerkers, eventueel aangevuld met externe deskundigen. Vergis u niet: wanneer u mensen vraagt om aan een migratieproject mee te werken, moet u zich realiseren dat die mensen daar veel tijd aan zullen gaan besteden. Hoe vangt u hun uren op?

5. TECHNISCHE TRAJECT
Volgens Vonk (Entopic) wordt het technische traject te vaak als het belangrijkste onderdeel beschouwd. De volgorde zou moeten zijn: 1. de content (‘Wat wil ik daarmee?’) en pas 2. de technische uitvoering.

6. AAN DE SLAG
Bepaal aan de hand van de planning een reële startdatum en ga er dan ook helemaal voor! Niet een beetje, niet half, nee: helemaal! Houd rekening met zeker twee tot drie weken werk en bouw een veiligheidsmarge in. De ervaring leert dat u altijd onverwachte bugs tegenkomt. Raak dan niet in paniek, maar stel er iemand voor verantwoordelijk (in- of extern) om het probleem op te lossen.

7. TRAINING EN BEHEER
Tot slot: wanneer alles er eenmaal ‘staat’, moet iedereen er ook mee kunnen werken. Dat moeten uw medewerkers natuurlijk niet pas gaan leren op het moment dat de site ‘live’ gaat. Bouw dus ook daar tijd en ruimte voor in. Zorg ervoor dat er voldoende duidelijke handleidingen beschikbaar zijn. En is de rolverdeling duidelijk voor het beheer van de website nadat hij eenmaal online staat?!